Montarea camerelor într-o firmă nu înseamnă doar echipamente. Imaginile cu persoane sunt date cu caracter personal, deci se aplică regulile GDPR. Mai jos sunt, pe scurt, lucrurile pe care le pregătește de obicei o firmă.
1. Scopul și temeiul prelucrării
Stabilești de ce ai camere: protecția bunurilor, a persoanelor, prevenirea furturilor. De obicei temeiul este interesul legitim al firmei, iar bunele practici cer să fii pregătit să explici de ce supravegherea video este necesară și proporțională (de exemplu, o scurtă evaluare scrisă a interesului legitim).
2. Informarea persoanelor
- Un panou sau autocolant vizibil la intrare, înainte ca persoana să intre în raza camerelor, cu pictogramă de supraveghere, identitatea firmei, scopul și datele de contact.
- O notă de informare completă, disponibilă la cerere: temei, durata păstrării, cine are acces, drepturile persoanelor.
3. Angajații
- Angajații se informează în scris, înainte de începerea supravegherii (de exemplu prin regulamentul intern sau o notă de informare semnată).
- Camerele nu se montează în locuri unde există așteptare rezonabilă de intimitate: toalete, vestiare, spații de odihnă.
- Dacă există reprezentanți ai angajaților sau sindicat, aceștia se consultă conform regulilor aplicabile.
4. Păstrarea și protejarea imaginilor
- Autoritatea de protecție a datelor (ANSPDCP) indică, în practică, o durată de păstrare de cel mult 30 de zile, cu excepția situațiilor justificate (de exemplu un incident care trebuie păstrat ca probă).
- Accesul la înregistrări se limitează la persoane stabilite, cu cont propriu și parolă, iar aparatul de înregistrare se ține într-un loc cu acces restricționat.
- Vizualizarea de pe telefon se face doar de persoanele autorizate.
5. Evidența prelucrărilor
Firmele care prelucrează date în mod constant țin, de regulă, o evidență a activităților de prelucrare, iar supravegherea video permanentă intră în această evidență.
6. Documentele sistemului de securitate
Dacă sistemul este montat de o firmă licențiată, primești documentația lucrării (de exemplu proces-verbal de recepție, date despre echipamente și garanție). Pentru anumite obiective, legislația privind securitatea obiectivelor (Legea nr. 333/2003) cere măsuri și documentații specifice. La vizita tehnică verificăm ce se aplică obiectivului tău.
Cum te ajutăm
La instalare te ajutăm cu partea tehnică: poziționarea camerelor astfel încât să nu filmeze mai mult decât este necesar, setarea duratei de păstrare și a conturilor de acces. Pentru partea juridică, recomandăm să discuți cu persoana care răspunde de protecția datelor în firma ta. Programează o vizită sau cere o ofertă.